Familiarizándonos con las herramientas más utilizadas para realizar videoconferencias.
En este post vamos a ver las aplicaciones más comunes a la hora de hacer videoconferencias. Hablaremos de tres herramientas que son relativamente sencillas de usar, y tienen pros y contras que es importante conocerlas.
Antes de pasar a cada herramienta, quiero compartir una serie de consejos para saber cuándo hay que utilizarlas. No todas las reuniones tienen que ser por videoconferencia.
Lo más importante es tener en cuenta que las videoconferencias equivalen a las reuniones presenciales que tenemos a lo largo de nuestro día. La principal pregunta es ¿qué necesitas comunicar?
Como responsable del despacho, o director, o economista, hay que plantearse si lo que vas a comunicar es tan importante como para que se paralice durante un tiempo vuestro trabajo.
Si necesitas distribuir la información: usa canales de texto, escritos.
No es necesario hacer una reunión para avisar a todos de que existe un nuevo BOE, por ejemplo. Tienes que recurrir al e-mail o a otros canales de texto como Slack o el propio Teams.
Si lo que necesitas entra dentro de la categoría de dar y recibir feedback o evitar malentendidos, cuando se requiere que el mensaje llegue claro, es necesario acudir a la videollamada.
Ejemplos de estos casos serían:
– Cuando una persona se ha equivocado y ha mandado la información incorrecta.
– Si alguien no ha cumplido con su tarea.
– Si ha hecho algo que ha molestado a otra persona.
– Si hay cambios en la gestión o en la estrategia.
– Si necesitas corregir o incluso animar a alguien, etc.
También en el caso de hablar con un cliente. A la hora de presentarle tu oferta de productos o servicios, lo más recomendable sería usar una llamada o una videollamada, porque nos comunicamos, principalmente, con un lenguaje no verbal: con nuestro tono de voz y expresiones faciales se dice más que con palabras.
De la misma forma, si se trata de dar formación o explicar el funcionamiento de un nuevo procedimiento, es mucho mejor hacerlo en directo por videoconferencia que por medios escritos. En este caso, el texto debe ir acompañado a la comunicación online y siempre como un soporte posterior.
En resumen, lo más recomendable es realizarlas cuando tengan que ver interacciones personales.
Después de esta breve introducción general, puedes acceder a la explicación formativa de las principales herramientas para que podáis familiarizaros con ellas y usarlas en el ámbito profesional.
Vanesa Ramos. Ing. Tec. Informática de Gestión y Máster en Innovación y NTIC aplicadas a la dirección y gestión de empresas.
